Prokrastinace: proč odkládáme a jak s tím přestat

Odkládání úkolů si lidé často vyčítají jako slabost vůle, přitom prokrastinace funguje jinak – je to způsob, jak si mozek krátkodobě ulevuje od nepříjemné emoce spojené s úkolem. Přečtěte si, co ji nejčastěji spouští a jaké postupy skutečně pomáhají s ní pohnout.

Co si ujasnit, než se pustíte do řešení prokrastinace

Než začnete hledat techniky, je užitečné pochopit, co prokrastinace vlastně je. Podle současného pohledu kognitivní psychologie nejde primárně o problém s časem nebo plánováním, ale o problém regulace emocí – odkládáme úkol, protože nám v tu chvíli přináší nepříjemný pocit (úzkost, nudu, nejistotu), a odložení ten pocit krátkodobě zmírní. Dlouhodobě ale vytváří větší stres, protože se úkol hromadí a termín se blíží.

Tenhle rozdíl je důležitý – řešení „prostě se přinuť“ nefunguje, protože nejde o nedostatek vůle, ale o snahu vyhnout se nepříjemné emoci. Účinné techniky proto pracují spíš s tou emocí než s pouhou disciplínou.

Prokrastinaci zažívá téměř každý, a to i lidé, kteří jsou jinak ve své práci spolehliví a výkonní – nejde tedy o osobnostní vadu, ale o situačně podmíněnou reakci, která se u konkrétních typů úkolů opakuje. Pochopení mechanismu je první krok k tomu, aby se s ním dalo pracovat, místo aby se stále dokola opakoval stejný vzorec odkládání a výčitek.

Postup krok za krokem: co s prokrastinací dělat

1. Pojmenujte si spouštěč

U konkrétního odkládaného úkolu se zeptejte, co přesně vám na něm vadí. Nejčastější spouštěče jsou:

• Nejasně zadaný úkol – nevíte přesně, co první krok znamená.
• Strach z neúspěchu – obava, že výsledek nebude dost dobrý.
• Perfekcionismus – tlak udělat to hned dokonale, který odrazuje od začátku vůbec.
• Nuda – úkol je pro vás nezajímavý a mozek hledá zajímavější podnět.

2. Použijte pravidlo prvního kroku na dvě minuty

Slibte si, že se úkolu budete věnovat jen dvě minuty. Cílem není úkol dokončit, ale překonat počáteční odpor ke spuštění – ten bývá největší překážkou. Často se po dvou minutách přirozeně pokračuje dál.

3. Rozbijte úkol na menší části

„Napsat report“ je úkol, který mozek vnímá jako velký a nejasný, což zvyšuje odpor. „Otevřít dokument a napsat první odstavec“ je konkrétní a zvládnutelný krok. Čím menší a konkrétnější krok, tím snazší je ho začít.

4. Nastavte termíny s odpovědností vůči druhým

Termín, který znáte jen vy, se snadno posune. Termín, o kterém ví kolega nebo nadřízený a čeká na výstup, funguje jako silnější závazek.

5. Odstraňte rozptýlení z dosahu

Telefon v jiné místnosti, zavřené karty s e-mailem, vypnuté notifikace – snížení počtu snadno dostupných úniků zvyšuje šanci, že u úkolu zůstanete.

6. Použijte pravidlo pěti minut

Podobně jako u prvního kroku – domluvte se sami se sebou, že u úkolu vydržíte jen pět minut a pak můžete přestat. Většinou se po pěti minutách pokračuje dál, protože nejtěžší je jen začít.

7. Odměňte se za dokončení

Malá odměna po splnění nepříjemného úkolu – krátká procházka, oblíbená káva, chvíle u telefonu bez výčitek – posiluje spojení mezi splněním úkolu a příjemným pocitem, ne jen mezi odkládáním a úlevou.

8. Upravte si prostředí ve prospěch práce, ne rozptýlení

Vzdálenost k rozptýlení hraje překvapivě velkou roli – pokud je aplikace na telefonu, ke které utíkáte, vzdálená jen jedno kliknutí, mozek ji zvolí místo nepříjemného úkolu skoro automaticky. Zvyšte tuhle vzdálenost, alespoň o pár kroků nebo kliknutí navíc, a naopak zpřístupněte to, co chcete dělat, co nejsnáz.

Příklad z praxe

Představte si účetní, která už dva týdny odkládá přípravu podkladů pro audit. Úkol je velký a nejasně ohraničený, navíc s ním spojuje obavu, že v podkladech najde chybu. Místo aby si dala za cíl „připravit celé podklady“, rozdělí si úkol na dílčí kroky – nejdřív jen shromáždit faktury za jeden měsíc, na dvě minuty otevřít složku a začít třídit. Po prvním malém kroku odpor zmizí a pokračuje dál, aniž by musela čelit celému úkolu najednou. Podobně by mohl postupovat i obchodní zástupce, který odkládá nepříjemný telefonát klientovi kvůli reklamaci – místo aby si celý den říkal, že musí zavolat, si dá za cíl jen otevřít kartu klienta a připravit si tři body, o kterých chce mluvit. Konkrétní a malý první krok obvykle stačí k tomu, aby se zbytek rozjel sám.

Nejčastější chyby při řešení prokrastinace

• Sebekritika po odložení úkolu. Výčitky prokrastinaci paradoxně prohlubují, protože přidávají další nepříjemnou emoci, které se chce mozek zase vyhnout. Funguje líp přistupovat k sobě se sebesoucitem – uznat, že se to stalo, a jednoduše pokračovat dál.
• Čekání na motivaci. Motivace často přichází až po začátku práce, ne před ním – čekání na „správnou náladu“ prokrastinaci jen prodlužuje.
• Snaha vyřešit vše najednou. Velký, nerozdělený úkol zvyšuje odpor – rozdělení na malé kroky je efektivnější než snaha o razantní změnu ze dne na den.
• Ignorování skutečné příčiny. Pokud stále odkládáte stejný typ úkolu, stojí za to zjistit proč – strach z hodnocení, nejasné zadání nebo nezájem o samotnou práci vyžadují jiné řešení než obecná technika na zlepšení disciplíny.

Co dělat, když prokrastinace přetrvává i po vyzkoušení technik

Pokud jste techniky vyzkoušeli a prokrastinace se přesto vrací ve velké míře a dlouhodobě ovlivňuje práci i běžný život, může za ní stát víc než jen zlozvyk. U některých lidí souvisí opakovaná a intenzivní prokrastinace s ADHD nebo depresí – v takovém případě techniky na řízení času samy nestačí, protože neřeší podkladovou příčinu.

• Pokud prokrastinaci doprovází dlouhodobě nízká nálada, ztráta zájmu o věci, které vás dřív bavily, nebo výrazné potíže se soustředěním, je na místě probrat to s praktickým lékařem nebo psychologem.
• U pracovních potíží se soustředěním a organizací se vyplatí zkusit i techniky z článku o time managementu a konkrétně Eisenhowerovu matici na třídění priorit.
• Pro krátké soustředěné bloky práce se osvědčuje i metoda Pomodoro.

Souvisejícím tématem je i celkové zvládání pracovní zátěže – více v přehledu mindfulness a meditace pro začátečníky, které pomáhá se zvládáním nepříjemných emocí, jež prokrastinaci často spouštějí.

I malý krok směrem k odborné pomoci – objednání se na první konzultaci – se dá zpracovat stejnou technikou jako kterýkoli jiný odkládaný úkol: rozdělit ho na drobnost, kterou zvládnete hned.

Štítek: Návody a vzory