Napište to správně
Firemní texty jsou ty nejtěžší, protože musí uspokojit dva typy lidí, jednak klienty a jednak vašeho šéfa. A každý ten typ vyžaduje jiný text, tak je to všechno skloubit dohromady? Nemusíte být hned spisovatelem, abyste napsali ten správný firemní text.
Začátek je to nejcennější
Začátek je základem všeho. Ačkoliv se to nezdá, tak váš text musí být kouzelný v úvodu, protože každý začne číst od začátku. A pokud je úvod firemního textu nuda, tak nikdo už nebude pokračovat dál, aby si přečetl zbytek. Naopak když hned v počátku bude atraktivní, tak si každý velice rád přečte, jak to bude pokračovat. Takže pokud máte kousek spisovatele v sobě, tak ho určitě vložte hned do úvodu.
Nepíšete román, ale zprávu
Další velice důležitou věcí je rozsah zprávy. Jelikož se jedná o zprávu, která by měla být poutavá, ale výstižná a chcete, aby to ti lidé opravdu četli, tak nesmí být příliš dlouhá. Když někomu dáte přečíst čtyři stránky o jedné věci, tak se mu do toho nebude chtít. Naopak když uvidí pár odstavců, tak si řekne, že ho tak minuta anebo dvě nezabijí a dá se do čtení. Rozhodně to nesmíte odbýt jen pár větami, protože si to hned každý řekne, že jste to rychle sepsali na autobusové zastávce při čekání na spoj.
Zpráva musí být členitá
Ačkoliv všichni známe pořekadlo „nesuď knihu podle obalu,“ každé naše rozhodnutí závisí na vzhledu. Je jasné, že pokud budete publikovat firemní zprávu, která je napsaná v jednom odstavci malým písmem, tak bude nezajímavá. A proto je vždy dobré dát tomu jistý estetický vzhled. I když se jedná jen o zprávu, měla by mít nadpis, úvod, odstavce i závěr rozeznatelný, protože tím změní svůj vzhled a přiláká daleko více čtenářů a tím pádem potenciálních klientů, což je jejím cílem. Navíc tím potěšíte i svého šéfa, který vidí, že jste tomu věnovali čas a pohráli jste si s tím.
Hlavně bez chyb
Úplně nejdůležitější je, aby bylo znát, že zprávu psal inteligentní a vzdělaný člověk, což znamená, že musí být gramaticky správně. Je jasné, že všichni nejsme nadaní a někomu spisovná čeština dělá problémy. Ale pokud víte, že máte s pravopisem a gramatikou problém, tak si nechte napsanou firemní zprávu zkontrolovat někým, komu český jazyk nedělá problémy, anebo využijte moderních technologií a napište si zprávu tam, kde vám budou chyby automaticky opravovat. Rozhodně to není žádná ostuda, naopak je to daleko lepší, než odevzdat něco, co má chyby.
Žádný učený z nebe nespadl
Někdy je problém, když podáváte zprávu, která je odborná, protože tomu mnoho lidí nemusí rozumět. A pokud by měla být tato zpráva určená pro běžné klienty a přitom musí zůstat odborná, tak jí musíte nějak vysvětlit. Nejlépe uděláte, když uvedete nějaký příklad z praxe, se kterým se každý člověk denně setkává, aby si opravdu dokázal udělat představu o tom, co tím myslíte. Je důležité, aby všichni vaší zprávě rozuměli, protože pokud jí nepochopí, nemůže je nadchnout a nalákat.
Ať už v práci musíte sepisovat různé zprávy či protokoly, vždy platí stejná základní pravidla. Tak se jimi řiďte a nebudete mít problém ani se šéfem ani s klienty.